Druki: Rachunku kosztów polecenia wyjazdu służbowego za granicę do wniosku W/P i Rachunku kosztów skierowania za granicę do Wniosku W/S, przykładowe wzory rozliczeń oraz Instrukcja wypełniania Rachunku kosztów polecenia wyjazdu służbowego za granicę do Wniosku W/P  znajdują się w zakładce dokumenty.

• Rozliczeniu podlegają wszystkie wyjazdy.

• Wyjazdy w ramach projektów finansowanych ze środków międzynarodowych podlegają zasadom określonym we właściwych umowach.

• Osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana do rozliczenia zaliczki w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Nierozliczenie podróży będzie skutkowało potrąceniem przez Uniwersytet Śląski zobowiązania z uposażenia lub stypendium zgodnie z art. 87 Kodeksu Pracy. Warunkiem realizacji kolejnego wyjazdu jest rozliczenie się osoby wyjeżdżającej z poprzedniego wyjazdu.

• Rozliczenie diet i ryczałtów hotelowych następuje na podstawie godzin przekroczenia granicy. 
• Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

- lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,

- lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę  z ostaniego lotniska w kraju do chwili lądowania na samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

- morskiej - od chwili wyjścia statku/promu z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku/promu w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

• Dietę oblicza się w następujący sposób:

- za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;

- za niepełną dobę podróży:

- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

• W przypadku zapewnionych posiłków przez stronę przyjmującą/organizatora/w ramach opłaty hotelowej/w ramach opłaty konferencyjnej diety pomniejszane są według następującego schematu - w przypadku zapewnionego:

- śniadania 15%,

- obiadu 30%,

- kolacji 30%.

W przypadku zapewnienia całodobowego wyżywienia, osobie wyjeżdżającej przysługuje 25% diety. 

• Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu (1 dieta) – przysługuje na dojazd do i z lotniska, dworca kolejowego lub autobusowego w miejscowości docelowej. Dieta dojazdowa jest w wysokości jednej diety pobytowej danego kraju. W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Ryczałt nie przysługuje osobie, która odbywa podróż samochodem prywatnym.

• Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (10% diety) – przysługuje osobie, która w trakcie trwania pobytu korzystała z komunikacji miejscowej (metro, autobusy itp.). Ryczałt przysługuje za każdy dzień pobytu za granicą. Osobie przysługuje również zwrot kosztów za dojazd z miejscowości przylotu do miejscowości docelowej (np. autobus/pociąg pomiędzy miastami). Ryczałty nie przysługują osobie, która odbywa podróż samochodem prywatnym.

• W przypadku rozliczania kosztów noclegów ryczałtem nie dołączamy faktury za nocleg. Ryczałt noclegowy to 25% limitu hotelowego określonego w załączniku o wysokości diet i limitów do Rozporządzenia MPiPS.

• Pozostałe wydatki (noclegi, opłaty konferencyjne) są rozliczane na podstawie faktur.
• Rozliczeniu podlegają oryginalne faktury wystawione na: 

Uniwersytet Śląski w Katowicach

 ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice

NIP: 634-019-71-34

• W przypadku braku prawidłowej faktury wystawionej na UŚ osoba wyjeżdżająca wypełnia druk Oświadczenia o poniesieniu wydatku w trakcie odbywania podróży służbowej/wyjazdu i przyczynach braku jego udokumentowania, jako księgowego dowodu zastępczego wraz z dokumentem potwierdzającym wydatek.

• Rozliczenie podróży samochodem następuje na podstawie Ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty przejazdu samochodem prywatnym (km x stawka za 1 km) – kilometry należy wyliczyć według mapy google (https://maps.google.com/) (najkrótsza trasa).  

Stawki za 1 km:
- samochód o poj. do 900 cm3 – 0,5214 zł/km;
- samochód o poj. pow. 900 cm3 – 0,8358 zł/km.