Procedura wyjazdów zagranicznych pracowników i studentów Uniwersytetu Śląskiego

Zasady ogólne

1. Każdy wyjazd pracownika, doktoranta, studenta lub osoby niebędącej pracownikiem Uniwersytetu Śląskiego musi być poprzedzony złożeniem w Dziale Współpracy z Zagranicą, w Biurze Międzynarodowej Mobilności (ul. Bankowa 12, pokój 79, III p.) prawidłowo wypełnionego Wniosku wyjazdowego W/P lub Wniosku W/S. Odpowiedni Wniosek musi zostać złożony również w przypadku wyjazdu bez finansowania lub finansowanego przez inną instytucję.
2. Wyjazd musi zostać zaplanowany w module SAP Travel Management przez osobę wyznaczoną na Wydziale lub w odpowiedniej jednostce organizacyjnej. Numer wniosku z SAPa jest przenoszony na papierową wersję Wniosku W/P lub W/S.
3. Wniosek wyjazdowy musi być złożony w Dziale Współpracy z Zagranicą w odpowiednim terminie: najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem, natomiast jeżeli na Wniosku wyjazdowym zaznaczona jest opłata konferencyjna lub noclegi płatne przelewem lub kartą UŚ, musi być złożony w DWZ  co najmniej 3 tygodnie przed terminem płatności.
4. Przed złożeniem wniosek musi być w pełni wypełniony (należy uzupełnić pola A-F) i podpisany.
5. Decyzję o rodzaju wyjazdu podejmuje Dziekan/Kierownik jednostki organizacyjnej.
6. Każda wyjezdżająca osoba musi się rozliczyć w DWZ z wyjazdu do 14 dni od daty powrotu.

Rodzaje wyjazdów

Wniosek W/P - polecenie wyjazdu służbowego - wykonywanie zadania zleconego przez pracodawcę w określonym terminie i miejscu. Wniosek W/P jest przeznaczony dla osób wyjeżdżających w celu m.in.:
 

 - uczestnictwa w  konferencjach, kongresach;

- udział w posiedzeniach komitetów, grup roboczych;

- uczestnictwa w targach i wystawach;

- uczestnictwa w spotkaniach organizacyjnych, np. dotyczących prac nad projektem;

- realizacji zadań związanych z prowadzeniem w jednostce organizacyjnej w sposób ciągły badaniami naukowymi lub pracami rozwojowymi;

- realizacji zadań związanych z prowadzeniem badań naukowych wynikających z zawartej przez uczelnię umowy o realizacji projektu.

1. Osoba wyjeżdżająca otrzymuje świadczenia na pokrycie pełnych kosztów wyjazdu:

• diety;
• przejazd;
• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu;
• ryczałty na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
• noclegi;
• ubezpieczenie;
• wizę;
• opłatę konferencyjną;
• inne, np. bilety wstępu na targi, karnety do biblioteki, itp.;
• krajową część podróży.

W przypadku wyjazdu studenta, doktoranta lub innej osoby niezwiązanej stosunkiem pracy z UŚ należy wypełnić umowę o zwrot kosztów podróży.

Wniosek W/S - skierowanie za granicę. Wniosek W/S jest przeznaczony dla osób wyjeżdżających w celu:

1. prowadzenia badań naukowych - jeżeli uczestniczą w realizacji badań naukowych w kraju;
2. podejmowania i prowadzenia działalności dydaktycznej;
3. szkoleniowym na:
   1. odbycie części studiów lub części  studiów doktoranckich;
   2. studia podyplomowe;
   3. studia doktoranckie - jeżeli posiadają odpowiedni dorobek naukowy i co najmniej roczny staż pracy w danej specjalności;
   4. staże naukowe, artystyczne lub specjalizacyjne;
   5. kursy językowe i inne kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe;
   6. praktyki zawodowe studentów i doktorantów.
4.  Osoba wyjeżdżająca może otrzymać następujące świadczenia:

• stypendium na pokrycie kosztów utrzymania i zakwaterowania do wysokosci 1 diety dziennie;
• ryczałt (dotyczy wyjazdów dydaktycznych);
• przejazd;
• ubezpieczenie;
• wizę;
• opłatę szkoleniowa;

5. Pracownikowi kierowanemu za granicę musi zostać udzielony przez Dziekana/Kierownika jednostki organizacyjnej urlop szkoleniowy płatny jak za urlop wypoczynkowy (wyjazdy do 1 miesiąca).
6. W przypadku wyjazdów dłuższych niż 1 miesiąc urlopu udziela Rektor. Na czas pobytu powyżej 1 miesiąca udzielany jest urlop bezpłatny. W szczególnie uzasadnionych przypadkach pracownik może otrzymać urlop szkoleniowy płatny na okres dłuższy niż 1 miesiąc.
7. Jeżeli wyjazd pracownika następuje w czasie trwania zajęć dydaktycznych, osoba ubiegająca się o wyjazd załącza do Wniosku W/S informację o sposobie organizacji zajęć w tym okresie, potwierdzona przez bezpośredniego przełożonego.

 Podstawy prawne wyjazdów zagranicznych

Polecenie wyjazdu służbowego:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;
• Zarządzenie nr 30 Rektora UŚ z dnia 20 kwietnia 2016 roku w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi pracowników, podróżami osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Śląskiego i podróżami gości oraz zasad ich rozliczani".

Skierowanie za granicę:

• Uchwała Senatu nr 112/2008 z dnia 24 czerwca 2008 roku w sprawie warunków i trybu kierowania pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego za granicę w celach naukowych, dydaktycznych
  i szkoleniowych;
• Zarządzenie Rektora nr 26 z  20 lutego 2015 r. wprowadzające Instrukcję w sprawie zasad kierowania pracowników, doktorantów
  i studentów Uniwersytetu Śląskiego za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych, z późn. zm;
• Zarządzenie nr 32 Rektora UŚ z dnia 21 kwietnia 2016 roku zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzania ,,Instrukcji w sprawie zasad kierowania pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych".